Formpipe AI Suite

AI som offentlig sektor kan lita på

Nästa steg mot snabbare och bättre service i kommuner, regioner och myndigheter – med AI som är byggd på offentlig sektors villkor.

Boka demo Möt assistenterna

AI-assistenter i varje steg av ärendehanteringen

Varje steg i ärendehanteringen ställer olika krav – på registratorn, handläggaren och den som förbereder beslut. Därför har vi, i stället för en generell AI-chatt vid sidan av systemen, utvecklat modulära och rollbaserade assistenter som ger rätt stöd till rätt roll, när det behövs.

AI-assistenterna utgår alltid från verksamhetens egen information, visar var underlaget kommer ifrån och följer vårt ramverk för ansvarsfull AI. Bakom ligger över 20 års erfarenhet av informationshantering för fler än 400 kommuner, regioner och myndigheter.

Det här ger assistenterna

  • snabbare besked till medborgaren
  • mer kompletta beslutsunderlag
  • mer tid för svåra bedömningar
  • beslut som är lätta att förklara och granska
  • full kontroll över er information

Möt assistenterna

Varje assistent har sin uppgift i ärendekedjan. Den nås via ett chattfönster i systemen medarbetarna redan använder och anpassar sitt stöd efter det ärende medarbetaren har framför sig.

Svar med källa

Kunskapsassistent

Rollanpassade svar från godkända manualer, riktlinjer, policyer och andra källor – alltid med hänvisning till var svaret kommer ifrån.

Registrering

Registreringsassistent

Stöd för registrering, kontroll, screening, strukturering och klassificering av inkomna handlingar.

 

Överblick och beslutsstöd

Ärendeassistent

Stöd i diarieföring och ärendehantering – med sammanfattningar, överblick och beslutsstöd.

    Kunskapshubben – gemensam grund för alla assistenter

    Kunskapshubben styr vilka källor assistenterna får använda, hur stödet anpassas efter roll och vad som loggas.

    Vårt ramverk för ansvarsfull AI


    Alla assistenter bygger på Kunskapshubben – en gemensam grund som styr vilka källor AI:n får använda, hur svaren anpassas efter roll och vad som loggas.     Ramverket bygger på fyra områden:

    Eco

    Datakontroll

    Data bearbetas primärt inom Sverige och EU, från källor som ni själva väljer.

    Search

    Spårbarhet

    Varje svar visar sina källor, kan granskas i efterhand och är märkt som AI.

     

    Team2.v2

    Tydlig ansvarsfördelning

    AI:n tar fram underlag och förslag, men besluten fattas alltid av människor.

     

    Secure

    Sekretess och skydd

    Behörigheterna följer era system, med kryptering, PII-skydd och loggning.

     

    AI i ärendehanteringen

    Så kan det se ut i praktiken

    Registreringsassistenten ger förslag på registrering och klassificering i ärendet

    Rätt registrerat från början

    När en handling kommer in ska den registreras korrekt direkt – med rätt ärendetyp, rätt klassificering och koll på personuppgifter och sekretess. Det är ofta manuellt arbete som tar tid.

    Registreringsassistenten kan till exempel:

    • föreslå ärendetyp och klassificering
    • flagga personuppgifter och uppgifter som kan omfattas av sekretess
    • strukturera handlingen och föreslå metadata
    • kontrollera att det som behövs finns med

    Snabbare registrering och färre fel – registratorn granskar och bekräftar alltid.

    Snabb överblick i nya ärenden

    När ett nytt ärende kommer in behöver handläggaren snabbt få en överblick: Vad är relevant? Vad saknas? Hur bör ärendet prioriteras?

    Med Ärendeassistenten kan ni till exempel få:

    • automatiska sammanfattningar av inkomna handlingar
    • identifiering av centrala fakta och nyckelbegrepp
    • förslag på vad som kan behöva kompletteras
    • en kortare startsträcka i den initiala bedömningen

    Mindre tid läggs på att tolka och leta information, och mer tid kan ägnas åt kvalificerade bedömningar.

     

    Ärendeassistenten sammanfattar ärendet och visar vad som saknas

    Frågor om AI i ärendehanteringen

    Kan kommuner och myndigheter använda AI i ärendehanteringen?
    Ja, om AI:n uppfyller kraven på datakontroll, spårbarhet och sekretess. Våra assistenter är inbyggda i de ärende- och dokumenthanteringssystem ni redan använder, data bearbetas primärt inom Sverige och EU och behörigheterna följer era befintliga system.
    Hur kan AI hjälpa registratorer och diarieansvariga?
    Registreringsassistenten stödjer registrering, kontroll, screening, strukturering och klassificering av inkomna handlingar. Ärendeassistenten stödjer diarieföring och ärendehantering med sammanfattningar, överblick och vägledning. Medarbetaren granskar och bekräftar alltid.
    Kan AI fatta beslut i ett ärende?
    Nej. Assistenterna tar fram underlag och förslag. Beslut fattas alltid av en medarbetare, och det AI:n har bidragit med loggas och går att granska i efterhand.
    Är AI-genererad text en allmän handling?
    Det är ännu inte klarlagt, och frågan utreds av en statlig utredning. Därför märks det tydligt vad som är skapat av AI och allt loggas, så att ni kan redovisa vad AI:n har bidragit med i varje ärende.
    Var behandlas informationen när vi använder AI?
    Datan bearbetas primärt inom Sverige och EU. Ni bestämmer själva vilka informationskällor AI:n får använda, och behörigheterna följer de system ni redan har.
    Måste vi använda alla assistenter?
    Nej. Assistenterna kan införas var för sig, så ni kan börja där behovet är störst, till exempel i registreringen, och lägga till fler när ni är redo. Alla följer samma ramverk och fungerar tillsammans i samma ärendekedja.
    Vad är skillnaden mellan Formpipes AI-assistenter och en generell AI-chatt?

    Till skillnad från en generell AI-chatt grundar Formpipes AI-assistenter alltid sina svar i er egen verksamhets data och dokument, och varje svar hänvisar till källan så att det går att efterpröva. Åtkomsten är rollbaserad, så varje medarbetare bara ser det hen har behörighet till, och persondata maskeras i enlighet med GDPR. Allt är inbyggt i de system ni redan använder, med full logg­ning och spårbarhet.