"Lasernet hjälpte oss att extrahera mycket data och göra sorteringsarbetet åt oss, vilket gjorde det lättare för oss att ta reda på vem som skulle få vilket brev."
Bransch
Regering
Plats
Köpenhamn, Danmark
Från överväldigad till effektiv: Smartare hantering av meddelanden
Styrelsen för digital förvaltning, som är en del av Finansministeriet, ansvarar för att bygga upp och underhålla Danmarks digitala infrastruktur och se till att medborgare och företag har säker tillgång till offentliga tjänster. I samarbete med Finans Danmark, den branschorganisation som representerar landets banker och finansinstitut, ledde myndigheten övergången från NemID till MitID - Danmarks nationella digitala identifieringssystem som används för allt från internetbanker till myndighetstjänster. Övergången till MitID var en av de största digitala förändringarna på senare år och krävde tydlig kommunikation till miljontals medborgare inom både offentlig och privat sektor.
För att hantera denna komplexa kommunikationsutmaning vände sig myndigheten och Finans Danmark till Formpipe. Med Lasernet, Formpipes lösning för output management, fick de möjlighet att strukturera, personalisera och distribuera kommunikationen effektivt till rätt målgrupper vid rätt tidpunkt. Detta effektiviserade inte bara arbetsflödena utan säkerställde också en smidigare och mer samordnad utrullning av MitID över hela landet.
Den taktiska kontaktboken
För att informera en hel befolkning om omställningen krävdes en omfattande kampanj. De nationella kampanjerna nådde de flesta medborgare, men vissa grupper behövde mer riktad kommunikation. Digitala Post-brev var avgörande för NemID-användare utan ett danskt bankkonto, både i Danmark och utomlands.
Därför behövde de team som ansvarade för MitID och NemID en digital föregångare som kunde hantera och skicka mycket riktade Digital Post-meddelanden. Formpipe kom in i bilden och visade hur Lasernet kunde effektivisera och stödja detta taktiska kampanjspår.
Befriad från överväldigande datamängder
Julie Rasmussen, kommunikatör på Styrelsen for Digital Forvaltning, var en av dem som låg bakom den landsomfattande kampanjen med bland annat Digital Post-breven. Enorma mängder data måste bearbetas innan varje medborgare kunde få rätt meddelande. Det innebar timmar av hantering av stora datablad och identifiering av dem som var undantagna från Digital Post och som behövde fysiska brev i stället.
"Vi hade väldigt specifika behov av att nå ut till vissa målgrupper med ett specifikt meddelande vid en specifik tidpunkt", säger Julie Rasmussen och förklarar att Lasernets lösning hjälpte henne och teamet att skapa en bättre överblick.
Lasernet sorterade och strukturerade den medborgardata hon hade tillgång till och automatiserade det som tidigare var ett tråkigt manuellt arbete. Det gav Julie den överblick som behövdes för att säkerställa att rätt brev skickades till rätt mottagare - i tid och med mycket mindre ansträngning.
Kuvertet visar sin styrka i den digitala eran
Att skicka fysisk post är inte bara en komplex process utan också dyrt, särskilt när breven kommer i retur.
"Vi behövde datasortering för att ta reda på vad vi hade att göra med. Det är inte meningsfullt att skicka fysiska brev till personer som vi inte har tillräckligt med adressinformation om, eftersom de bara kommer att returneras. Och det kostar pengar", förklarar Julie och berättar att Formpipes sorteringsarbete gav henne en bättre överblick över dem som hade otillräcklig information.
På så sätt undvek hon att skicka en massa post som i slutändan skulle komma i retur - tillsammans med en portofaktura - på grund av att information saknades.
Vägledd av erfarenhet, driven av samarbete
Formpipe har 20 års erfarenhet av digital administration och gick till botten med det problem som Julie och hennes team stod inför och introducerade Lasernet.
"Det var uppenbart att de visste vad de gjorde och verkligen ville att vi skulle lyckas", säger Julie Rasmussen. Erfarenheterna från liknande projekt innebar att Formpipe-teamet visste hur viktigt det var med proaktiv kommunikation med kunden.
"Formpipe ringde regelbundet för att följa upp och se hur det gick. De kom också till oss för möten när vi behövde det", säger Julie och tillägger att det var betryggande att veta att Formpipe fanns där och investerade i projektets framgång.
Efter ett lyckat samarbete och en smidig process har Formpipes Lasernet implementerats på flera kontor inom den danska myndigheten för digital förvaltning. Skalbarheten och användarvänligheten har gjort det möjligt för ännu fler medarbetare att använda och utnyttja systemet idag.
