Hur omvandlar man decennier av data till värde när tekniken släpar efter?
För Miljöstyrelsen blev lösningen att tänka framåt och investera i en digital plattform som inte bara minskade kostnaderna, utan också förenklade arbetet och skapade bättre överblick. Med rätt teknologi har myndigheten omvandlat komplexa datasätt till en användarvänlig och framtidssäkrad resurs. Deras erfarenhet visar hur en genomtänkt digitaliseringsprocess kan öppna upp nya möjligheter och göra vardagen enklare för medarbetarna.
Från gammalt system till en modern lösning
Som offentlig organisation har Miljöstyrelsen ett stort ansvar för att lagra och hitta data – allt från lagstiftning till offentlighetsprincipens begäran och äldre beslut. Under många år lagrades data i Scanjour, ett äldre IT-system som varken var flexibelt eller kostnadseffektivt.
"Vi hade 20 databaser som inte gick att söka igenom på tvären. Det var både tidskrävande och dyrt." säger Bente Nielsen, IT-chef för digitalisering på Miljöstyrelsen.
När deras IT-kontrakt löpte ut blev det tydligt att det var dags att tänka om. Målet var att skapa en digital lösning som gjorde data lättillgängligt över systemgränser, säkerställde GDPR-efterlevnad och minskade den dagliga arbetsbördan.
För att hitta en lösning som mötte deras behov samarbetade Miljöstyrelsen med Formpipe. Genom en kombination av workshops och behovsanalyser lade de grunden för att välja rätt plattform – i det här fallet Long-term Archive (LTA).
"När utmaningar uppstod, gick vi in i ‘laboratoriet’ tillsammans och kom alltid ut med en lösning."
Effektiv implementering genom samarbete
En framgångsrik digitaliseringsresa kräver både rätt teknik och starkt samarbete. Därför inleddes processen hos Miljöstyrelsen med en noggrann kartläggning av både tekniska och affärsmässiga behov.
"Det handlar om att förstå hur organisationen arbetar och hur vi bäst kan stödja det med en digital lösning." förklarar Kim Sørensen, försäljningsdirektör på Formpipe.
Workshops spelade en nyckelroll i att skapa en lösning som inte bara samlade all data på ett ställe utan också gjorde det enkelt för medarbetarna att hitta nödvändig information. Samtidigt visade sig samarbetet mellan Miljöstyrelsens egna tekniska experter och Formpipes team vara avgörande för framgången:
"När utmaningar uppstod gick vi in i 'laboratoriet' tillsammans och kom alltid ut med en lösning." säger Bente Nielsen.
Den gemensamma insatsen säkerställde att data överfördes med hög kvalitet och gjordes tillgänglig i ett användarvänligt format.
"Det har fungerat så bra, att vi ännu inte haft behov av support."
Onboarding och vidareutveckling
När data väl hade samlats och strukturerats lades fokus på att säkerställa en smidig övergång för Miljöstyrelsens medarbetare. Genom att utbilda nyckelpersoner som "superanvändare" blev de rustade att stötta sina kollegor i det dagliga arbetet.
"Det har fungerat så bra att vi ännu inte har haft behov av support." berättar Kim Sørensen.
För Miljöstyrelsen har digitaliseringen inte bara förenklat vardagen utan också öppnat upp för nya möjligheter. LTA-lösningen används nu för att integrera arkiv från både kommuner och departement, vilket skapar en samlad och överskådlig helhetsbild.
Ett lysande exempel på digital transformation
Miljöstyrelsens erfarenheter visar hur en genomtänkt digitaliseringsprocess kan omvandla komplexa datasätt till en värdefull resurs – både idag och i framtiden.
Effektiv datastyrning ger inte bara interna fördelar, som ökad produktivitet och frigjorda resurser, utan även bredare effekter. När offentliga organisationer snabbt och korrekt kan hitta och använda data förbättras beslutsprocesserna, vilket leder till bättre och mer transparenta lösningar för både medborgare och företag.
Digitalisering bidrar dessutom till att framtidssäkra organisationer genom att skapa robusta system som uppfyller lagkrav som GDPR och offentlighetsprincipen. I längden stärker det förtroendet för offentliga institutioner och säkerställer en mer effektiv användning av skattemedel – till nytta för alla.
Om din organisation står inför liknande utmaningar eller vill optimera sin datahantering kan ni dra lärdom av Miljöstyrelsens strategi. Nyckeln ligger i samarbete, flexibilitet och användarfokus.
Läs hela kundcaset med Miljöstyrelsen här
Överväger ni en digital transformation?
Hör av er till oss för ett förutsättningslöst samtal om hur vi kan hjälpa er att skapa värde. Nyfiken på fler detaljer om LTA? Besök produktsidan här eller ladda ner vår produktbroschyr.
