Digitalisering på bred front
Vingåkers kommun är mitt i processen att uppgradera sin digitala verktygslåda i kommunen. Från att ha haft ett långvarigt engagemang i Formpipes system för digital dokument- och ärendehantering - W3D3, i mindre skala, har nu kommunen beslutat sig för ett större digitalt grepp. Något som görs för att man på bred front vill kunna möta såväl dagens utmaningar, som att förbereda sig inför morgondagens utveckling inom digital förvaltning.
Redo att växla upp digitaliseringstakten
Även om Vingåkers kommun kontinuerligt arbetar med att effektivisera och utöka sina digitala medel, är det relativt nyligen som kommunen tog beslutet att ta ett helhetsgrepp kring organisationens digitalisering.
En del av projektet medför en flytt av det lokalt installerade W3D3-systemet, till en OnDemand-miljö tilhandahållen av Formpipe. Den nya OnDemand-miljön kommer att erbjuda en skalbar och flexibel infrastruktur som kan anpassas efter kommunens växande behov och förändrade krav.
- Vi går ju över från en egen servermiljö till att låta Formpipe sköta helheten. Just nu görs kontroller för att se om det finns några konstigheter i systemet idag, sen ska vi konvertera till den nya miljön. Efter det följer arbetet med att ta fram mallar och hitta vägen fram. Där har vi ett jobb för att se vilka rutiner vi har som fungerar och inte när vi får så mycket ny funktionalitet, säger Staffan Källström, Kanslichef för Vingåkers kommun.
Dessutom har Vingåker även berett för implementering av ett flertal moduler till W3D3 som förenklar, effektiviserar och förbättrar många av de administrativa arbetsprocesser som utförs dagligen av kommunens systemanvändare. Ett par exempel på moduler är OfficeAddin, Document Converter och Gallringsfunktionerna.
- Idag jobbar vi digitalt-analogt. Vi använder digitala hjälpmedel som datorer, Word och PDF, men har inga direkta hjälpmedel som hjälper oss hantera nämndadministrationen eller ärendeadministrationen. Vi vill ta ett helhetsgrepp för att kunnda jobba digitalt hela vägen, och vi vill göra det enklare för handläggare, nämndsekreterare och politiker att få dessa digitala hjälpmedel på plats, menar Staffan Källström.
Signering och möteshantering på digitalt vis
Förutom förflyttnings och uppgraderingsprojektet av W3D3-systemet har Vingåkers kommun även beslutat sig för att implementera Meetings Plus och Signeringsportalen, kopplat till W3D3.
Kopplingen ger kommunen nya möjligheter att kalla till och hantera sina möten digitalt, skapa och signera signeringsärenden och därefter få in mer eller mindre all information samlat direkt i W3D3. En stor fördel enligt Staffan:
– Möjligheten att kunna signera ett protokoll, var man än är, är ju en sådan sak som definitivt kommer uppskattas. Möjligheten till samarbete mellan politiker, genom W3D3 och de utskick som sker, där man kan dela noteringar, synpunkter och liknande under sittande möte är ett stort plus för politikerna.
För oss andra som jobbar i systemet till vardags, när det kommer till att skapa sammanställningar av sammanträden och protokoll kommer vi ju spara oerhört mycket tid tack vare dessa lösningar, fortsätter Staffan Källström.
Förhoppningar och visioner med projektet
Staffan Källström som idag är Kanslichef vid kommunen, har varit med sen projektets start och ser stora möjligheter för kommunens arbetsförmåga när allt väl är på plats. Både när det gäller tidsbesparing, effektivitet och komplexitet.
- Samarbetet mellan oss och Formpipe fungerar väldigt bra. Vi har fått support ända från första mötet med säljare, fått utbildningar och visningar av systemen. Och nu när vi har gått in i uppgraderingsprojektet har vi bra kontakt med vår projektledare och personalen bakom, säger Staffan Källström.
Med blicken framåt är Vingåker fast beslutna på att fortsätta sin digitala resa med full fart. När den här delen av projektet är klart, med såväl införanden som uppgraderingar färdiga, är det dags för kommunen att se över sina möjligheter för e-arkiv. Något de beskriver som den sista länken i den digitala kedjan.
- När vi har alla moduler på plats och är 'fullvärdiga medlemmar i W3D3-familjen', så är nästa steg att kunna knyta ihop oss till ett e-arkiv. Det är slutet på kedjan och vi är beroende av ett e-arkiv för att kunna jobba digitalt hela vägen.
Från att det att handlingar kommer in, till handläggning, till beslut. Har vi inte det, slutar det ändå med att vi blir analoga i slutprocessen när handlingar ska till arkivering, tillägger Staffan Källström.
Vingåkers kommun – En kommun med nära till allt
Mitt i Södermanland hittar vi Vingåkers kommun, där pittoresk landsbygd, historiska sevärdheter och storskaling shopping möter varandra i en härlig blandning. Förutom vackra Säfstaholms slott, med anor från 1600-talet, finner vi också Vingåker Factory Outlet med designvarumärken från hela världen - bara fem minuter från varandra. Strax utanför Vingåker gör sig naturen påmind med otaliga sjöar och lummiga skogar - många vilka kan upptäckas längs med den 100 mil långa Sörmlandsleden.
Fakta
Yta: 439 km2
Befolkning: 9 000
Antal anställda på Vingåkers kommun: Ca: 700
Antal i kommunfullmäktige: 53
Vision: Tillsammans tar vi, medborgare, näringsliv och kommun, ansvar för vår hälsa och gemensamma livsmiljö.
Foto: Vingåkers kommun
