"Det här innebär både en kvalitetssäkring och en stor tidsbesparing. Vi slipper manuella steg och minskar risken för fel."
Från begränsningar till nya möjligheter
Tidigare använde Malmö stad ett voteringssystem som bara fungerade i en specifik mötessal och byggde på teknik som inte längre gick att uppdatera. När behovet av förändring uppstod valde Malmö stad att tänka större än att bara ersätta det gamla systemet.
– När vi insåg att vi behövde byta började vi också fundera på vad vi faktiskt kunde förbättra, inte bara ersätta.
Istället för att göra en direkt ersättning blev det startskottet för en mer genomtänkt och framtidssäker lösning.
Meetings Live blev ett naturligt nästa steg
Eftersom Malmö stad redan använde Meetings Plus blev Meetings Live ett naturligt nästa steg. Som första kund fick de dessutom möjlighet att vara med och påverka lösningen.
– Vi kunde vara med och kravställa och säkerställa att funktionerna verkligen passade våra behov.
Det nära samarbetet med Formpipe lyfts fram som en viktig framgångsfaktor.
– Dialogen var tät och vi testade mycket tillsammans, vilket gjorde att vi kunde förbättra lösningen längs vägen. Inledningsvis fanns det vissa justeringsbehov i den nya tekniken, men genom utredningar och gemensamma testomgångar i pilotprojektet kunde dessa snabbt identifieras och åtgärdas.
Testerna bidrog också till många värdefulla utvecklingsförslag, vilket har gjort att produkten kunnat stärkas och fortsätter att utvecklas.
En investering som driver digitalisering
Införandet visade sig vara mer omfattande än väntat.
– Vi hade testat med runt 20 användare, men i kommunfullmäktige, när vi gick upp mot 80–100 samtidigt uppkopplade, insåg vi att nätverket inte räckte till.
De tjocka väggarna i den vackra historiska byggnaden från 1500-talet bidrog dessutom till svag uppkoppling.
– Meetings Live kräver stabil uppkoppling eftersom allt ska uppdateras samtidigt för många användare. Det blev en ögonöppnare för oss.
Samtidigt blev det tydligt att införandet av Meetings Live ställde högre krav på den digitala helheten. Det handlade inte bara om uppkoppling, utan om att få tekniken att fungera i praktiken i större skala.
Arbetet blev därmed en drivkraft för att höja den digitala nivån, något som också fick positiva effekter utanför möteshanteringen.
Resultatet: en smidigare vardag och bättre kvalitet
Införandet av Meetings Live innebar inte bara ny teknik, utan också nya arbetssätt. Upplevelsen har därför skiljt sig åt mellan olika användargrupper.
För sekreterare och tjänstepersoner har förändringen varit tydligt positiv.
– Systemet är mycket mer användarvänligt och logiskt nu, och det har blivit enklare att hantera mycket information samtidigt.
För förtroendevalda har omställningen varit större, även om arbetsuppgifterna i grunden är desamma – de utförs bara på ett nytt sätt. I stället för att till exempel anmäla närvaro, begära ordet eller rösta manuellt, sker det nu direkt i Meetings Plus-appen.
Eftersom de redan är vana vid att förbereda sig inför möten i Meetings Plus kan de nu hantera fler moment i samma gränssnitt.
En av de mest betydelsefulla förbättringarna handlar om informationsflödet. All information, som exempelvis närvaro och omröstningsresultat, förs nu över direkt till ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina.
– Tidigare skrev vi ut och registrerade manuellt i efterhand. Det här innebär både en kvalitetssäkring och en stor tidsbesparing. Vi slipper manuella steg och minskar risken för fel.
En lösning att växa med
Malmö stad ser redan nya möjligheter framåt.
– Att kunna publicera yrkanden direkt i appen är något många ser fram emot.
Med Meetings Live har de inte bara moderniserat möteshanteringen, utan också lagt grunden för fortsatt utveckling.
– Det är ett system att växa med, och vi ser fram emot att införa fler användningsområden.
