En ny, enkel och prisvärd lösning
Lagstiftning, beslut, dispensansökningar och dokumentgranskningar. Detta är bara några av många anledningar till att Miljöstyrelsen skyddar deras data. Eftersom att det är viktigt att kunna hitta nödvändig information om ett visst ärende när beslut ska fattas – även om en del av uppgifterna är 10 år gamla.
Det är just därför Miljöstyrelsen har lagrat databaser från flera decennier i det äldre IT-systemet Captia. En lösning som idag varken är användarvänlig eller prisvänlig.
"Vi hade totalt 20 databaser i Miljöstyrelsen som man inte kunde söka i. Det gjorde det både svårt att hitta rätt data och det var enormt dyrt att driva", säger Bente Nielsen, som är IT chef för Digitalisering vid Miljöstyrelsen.
Och just den komplexa strukturen på datan gjorde att en stor arbetsbörda lades på Bente Nielsens team. När kontraktet för Captia löpte ut bestämde man sig därför snabbt för att hitta en annan lösning som var både bättre och billigare.
Här föll valet på LTA.
"Det var viktigt för oss att vårt nya system gjorde det extremt enkelt att söka i databaser och samtidigt säkerställa att vi var GDPR-kompatibla. Och just dessa funktioner skulle Formpipe kunna leverera till ett rimligt pris”, säger Bente Nielsen.
"Det fanns inget som inte kunde lösas"
Eftersom LTA kan skräddarsys och anpassas till utefter organisationen var det viktigt för Ernst Kier, försäljningschef på Formpipe, att starta samarbetet med en fördjupad behovsanalys.
”Det är viktigt för oss att se till att kundens behov tillgodoses i deras nya mjukvara. Därför håller vi både organisationsinriktade workshops och tekniska workshops, så att vi t.ex. kan skräddarsy kundens syn, justera strukturen och hierarkin i datan och anpassa sökfunktionerna”, förklarar Ernst Kier.
Och det var bl.a. vid en av dessa workshops, att det snabbt blev tydligt hur värdefullt det är att det finns starka resurser i båda lägren – både hos kunden och hos leverantören.
”Vi hjälper alltid våra kunder att nå sina mål tryggt och säkert – oavsett hur många eller få interna resurser de har. Miljöstyrelsen hade i det här fallet en superskicklig medarbetare som kunde extrahera data från Captia i extremt god kvalitet och i den struktur som låg till grund för det goda referensarbete de har idag. Detta gjorde naturligtvis processen mycket effektivare”, säger Ernst Kier.
Och Bente Nielsen tillägger:
"När en utmaning uppstod gick min tekniska resurs och Formpipes skickliga tekniska resurser in i 'laboratoriet' tillsammans, och de kom alltid ut med en lösning. Det var helt enkelt inget som inte gick att lösa. Så det har varit helt avgörande att ha rätt lag”.
"Superusers" säkerställde enkel onboarding
När uppgifterna hade överförts var det nu dags att gå ombord på Miljöstyrelsens användare i LTA. Och här var en mycket tydlig plan:
"När all data hade överförts utbildade vi nyckelpersoner från olika avdelningar i Miljöstyrelsen till att bli "superanvändare". Eftersom systemet är så enkelt att använda räcker denna modell faktiskt för att användare i Miljöstyrelsen snabbt ska kunna hitta hjälp internt. Och det finns indikationer på att det fungerar, för det har inte funnits ett behov av vårt stöd en enda gång – även om vi så klart alltid är redo att hjälpa till, om det skulle behövas i framtiden”, säger Ernst Kier.
Och Ernst Kier är inte den ende som inte hört något. För när Bente Nielsen får frågan om vad feedbacken från användare i Miljöstyrelsen har varit, svarar hon så här:
"Jag har inte hört något! Och det är bra! För det gör att våra många användare snabbt har tagit till sig systemet och enkelt kan få hjälp av "superanvändarna". Och då upplever jag också att en stor arbetsbörda har tagits från mitt team, som nu kan koncentrera sig på andra uppgifter”, utvecklar Bente Nielsen.
Och om du frågar Bente om hon kunde tänka sig att använda LTA för andra databaser är svaret enkelt:
"Det har jag redan gjort! Vi har tagit över en del arkiv från en kommun och från en avdelning och båda arkiven ska förvaras som databaser i LTA, så att allt finns samlat på ett ställe”, avslutar hon.
