Malmö Stad är en stor organisation med 14 förvaltningar/myndigheter, totalt 28 500 medarbetare och ca. 3000 användare i dokument- och ärendehanteringssystemet, Platina by Formpipe. Med det sagt så är Platina by Formpipe ett viktigt system för demokratin, en central kärna som styr väldigt mycket. All dokumentation/allmänna handlingar som inte finns i andra verksamhetssystem ska finnas i Platina. Att det enkelt ska gå att integrera funktioner och tillval samt ha hela ärendeflödet, alltså en helt obruten digital kedja.

- En av våra utmaningar är att vi har kommit ganska långt i vårt införande av en helt obruten digital ärendekedja och ser och stöter på behov som ingen annan kund har därför är vi glada för att Formpipe nu vill samarbeta med oss kring utveckling av grundfunktionalitet enligt denna nya modell. Vår utmaning är också att vi är en stor organisation och att utveckling och införande av nya processer och funktioner tar längre tid än i mindre kommuner, säger Ingegerd Svensson. 

Ingegerd Svensson har arbetat på Malmö Stad som sektionschef sedan september 2016. Dessförinnan har hon ett långt förflutet inom kommunal verksamhet både i Malmö och mindre kommuner. En stor verksamhetskunskap genom att ha arbetet och ansvarat för ärendehantering i olika befattningar. Att Malmö Stad är en stor och komplex organisation råder det inga tvivel om där också arbetet urskiljer sig betydligt från en mindre kommun. 

- Som en stor kommun märker man buggar mycket snabbare då omfattningen av dokument är betydligt större än hos en mindre kommun. Fler blir påverkade när en process förändras där kommunikationen också behöver ske på ett helt annat sätt. Viktigt att alla jobbar lika i systemet. Besluts- och förankringskedjan är längre där man behöver säkerställa att alla jobbar på samma sätt. Det tar längre tid helt enkelt, förklarar Ingegerd Svensson. 

Foto: Pelle Jernryd – Malmö stad