Misstag blev startskottet till framgång
En del märker att kontorsblommorna flyttats eller att kaffemaskinen har ersatts när de kommit tillbaka från semestern. Sen finns det 2200 medarbetare i Koldings kommun som möttes av ett helt nytt IT-system – utan förvarning.
Det hade nämligen skett ett misstag. Ett mänskligt misstag, där ett nytt system för regelefterlevnad hade rullats ut till medarbetarna. Systemet hette Adoxa, och idag har felet kommit att bli en gåva för hela kommunen, som valde att fortsätta med utrullningen. Idag har de mycket mer kontroll över sin data.
Trots att det var ett misstag, hade kommunen redan pratat om Adoxa ett tag.
- Vi har pratat om Adoxa ett tag och visste att systemet skulle rullas ut i organisationen, så de senaste månaderna har gått åt till att planera de framtida utrullningarna, förklarar Randi Tøndering, koordinator för ärendehanteringssystem i Koldings kommun.
Därför valde kommunen att provköra systemet innan det implementerades så att anpassningar skulle kunna göras under tiden medarbetarna var på semester. Men av misstag rullades Adoxa ut till alla användare av ärendehanteringssystemet Acadre, som också tillhandahålls av Formpipe.
Medarbetarna möttes kort därefter av epost kring dokument i Acadre som behövde ses efter, och Adoxa blev snabbt en del av vardagen för Koldings kommun.
- Vi var snabbt överens om att fortsätta utrullningen, med ledningens fulla stöd. De första tre veckorna var vi två kollegor som endast arbetade med att stödja medarbetarna. Vi såg på en gång att många användare snabbt kunde utnyttja systemet, förklarar Randi Tøndering.
Positiv feedback på ett enkelt system
Randi Tøndering berättar att implementeringen av Adoxa gick smärtfritt och att de flesta frågor som kom in inte alls handlade om systemet.
- Vi kommunicerade ut Adoxa till alla våra användare på väldigt kort tid. Vi stod till förfogande tillsammans med IT-avdelningen, men de flesta inkommande frågorna handlade snarare om spam än om själva systemet.
Adoxa är ett compliance-system som säkerställer att en kommun eller ett bolag efterlever skyddade data, GDPR, sekretessbelagd personlig information och allt annat som måste hanteras i relation till efterlevnaden av regleringar.
Men trots att efterlevnad är a och o för en kommun eller ett bolag, är det kanske inte högsta prioritet en hektisk vardag fullpackad med sysslor. Ändå har koordinatorn för ärendehantering sett att medarbetarnas respons till Adoxa har varit väldigt positiv.
- Våra användare kunde utnyttja systemet direkt. Det är ett väldigt lätt och intuitivt verktyg som verkligen är användarvänligt. Det är huvudanledningen till varför det kunde göras. Våra medarbetare börjare till och med rensa data på eget initiativ.
Låste över 22 000 dokument på kort tid
Inkorgen efter semestern var nästan enbart fylld med dokument som skulle föras in i systemet Acadre för att bli regelefterlevande. Men eftersom ett flertal regler redan var aktiverade i Adoxa kunde medarbetarna snabbt agera på egen hand.
Strax därpå kunde fler än 22 000 tillgängliga dokument med öppen access till handlingar och personnummer låsas och säkras, säger Randi Tøndering och utvecklar:
- Till att börja med inaktiverade vi några regler som var inaktuella för våra användare. Men vi lät faktiskt de flesta reglerna vara kvar eftersom vi kunde se att användarna själv kunde hantera dem. Redan efter den första veckan, hade hälften av de incheckade dokumenten stämts av. Det är verkligen roligt att följa med i hur vår datakvalitet förbättras dag för dag.