Framgångsrik implementering på bred front
I över tio år har Glostrup Kommun använt Acadre från Formpipe, ett ärendehanteringssystem för att optimera arbetsflöden i den offentliga sektorn. När det var dags för kommunen att genomföra en ny upphandlingsprocess, vann Formpipe kontraktet, denna gång med Acadre Web, den vidareutvecklade molnversionen.
– Acadre Web är en flexibel och intuitiv lösning med bra funktioner och enkel installation. Det faktum att ärendehanteringen nu är i molnet och fungerar som SaaS förenklar våra processer och ger oss nya möjligheter, säger Ditte Leighton, IT- och digitaliseringschef i Glostrup Kommun.
I början av 2022 startade det digitala teamet, lett av Ditte Leighton, förändringsprocessen - en komplex systemimplementering som skulle genomföras i hela kommunens organisation.
Avgörande att involvera kommunens ledning
För att lyckas med implementeringen var det viktigt att få kommunens ledning att förstå hur avgörande deras roll var i projektet.
– Utan bra stöd från ledningen är det inte möjligt att genomföra en så stor förändring på ett framgångsrikt sätt. Digitala utvecklingsprojekt handlar 80 procent om organisatorisk förändring och bara 20 procent om själva teknologin.
Vi bildade ett projektledningsteam och en styrgrupp samt ett nätverk av "superanvändare" med omfattande erfarenhet och kunskap om Acadre. Ditte Leighton påpekar att implementering av stora ESDH-system alltid är en utmaning. Det vanligaste problemet är att få användarna att förstå varför förändringen överhuvudtaget är nödvändig.
– Vi insåg tidigt vikten av en motiverande träningsplan och skapade en analog lösning för att identifiera varje medarbetares träningsbehov. På så sätt får varje användare precis rätt utbildning i hur man använder Acadre Web.
Synlighet och kommunikation
En annan viktig faktor var att göra projektet synligt. Ledningsteamet, styrgruppen och representanter från alla delar av organisationen deltog aktivt för att säkerställa synlighet inför lanseringen i september 2023.
– Synlighet var verkligen en nyckelfaktor. I samarbete med Formpipe arrangerade vi aktiviteter och tryckte t-shirts och affischer till kick-off, för att skapa en känsla av förväntan och delaktighet. Alla inblandade var mycket engagerade och inspirerade - teamen gjorde ett fantastiskt arbete.
Utrullningen av Acadre Web sker nu steg för steg. Träningsplanen har varit uppskattad och utbildningen gör det möjligt för användarna att upptäcka nya möjligheter i sitt dagliga arbete.
– Medarbetarna är mycket engagerade och vi har fått positiv feedback, särskilt att systemet är lätt att använda. Men som i alla IT-projekt finns det alltid oförutsedda problem och kommunikation är extremt viktigt för det fortsatta arbetet.
Glostrup Kommun
Kund: Glostrup Kommun
Verksamhet: Kommun
Huvudkontor: Köpenhamn, Danmark
Fakta: Glostrup Kommun har en befolkning på lite över 23 000 invånare och ligger i Region Hovedstaden, cirka 10 kilometer väster om Köpenhamn. Kommunen består av kommundelarna Glostrup, Hvissinge och Ejby och genomkorsas av landsväg och järnväg mot Roskilde. Glostrup Station är en av de mest centrala trafiknaven i huvudstadsregionen med cirka 17 000 tågresenärer dagligen.
