Guide för att effektivisera myndigheters nyttjandet av ärende- och dokumenthantering

Dokument- och ärendehantering är något som utgör en central roll inom offentlig sektor. I takt med att effektiviseringskraven ökar så kommer myndigheter behöva ställa om - och det snabbt. Det, och mycket mer, avhandlar vår nya guide “Digital strategi för effektivisering av myndigheters verksamhet i Sverige.”

Det finns ett antal viktiga trender som alla mer eller mindre påverkar myndigheters nyttjande av ärende- och dokumenthantering. Tillsammans leder dessa trender till att vi behöver söka nya sätt att effektivisera processen för ärende- och dokumenthantering för svenska myndigheter. Vissa ligger långt fram medan det finns stor potential hos många andra.

Vi har i vår guide “Digital strategi för effektivisering av myndigheters verksamhet i Sverige” sammanfattat trenderna och drivkrafterna baserat på de senaste rapporterna från bland annat Tillväxtverket, SKR, Riksrevisionen och DIGG.

Detta, tillsammans med erfarenheter från våra kunder, har mynnat ut i 6 områden där det finns stor potential till effektivisering. Tre av dessa områden beskriver vi nedan.

1. Sista länken i den digitala kedjan

En förutsättning för lyckad effektivisering är att den digitala kedjan är obruten. Så snart ett led i processen kräver att handlingar skrivs ut eller att information manuellt måste hämtas från andra system, uppstår glapp i den digitala kedjan. Ett glapp som kostar både tid och pengar. Vad finns det då för positiva effekter av en obruten digital kedja?

• Minskar risken för felregistreringar och feltolkningar.
• Möjliggör ökad automatisering av verksamhetsprocesser.
• Minskar förvaltningskostnader samt förkortar handläggningstider.

2. Automatisera hela eller delar av processer

Handläggning och administration innehåller flera manuella steg av rutinmässig karaktär. Det kan till exempel var information som ska flyttas från ett system till ett annat. Och här finns det stor potential att automatisera processerna, något som:

• Frigör tid för värdeskapande uppgifter och att hantera personalbrist.
• Möjliggör större kapacitet då en automatisk lösning kan hantera ärenden dygnet runt.
• Underlättar statistikuppföljning och analys.

3. Kvalitetssäkra datainnehåll

För att utnyttja digitaliseringens möjligheter, krävs en kontinuerlig kvalitetssäkring av organisationens data. Ett system med kvalitetssäkrad data levererar rättssäkerhet, möjliggör bevarande, erbjuder tillgänglighet, genomsyras av korrekthet samt har en hög säkerhet. Med verktyg för att kontrollera datakvalitet ser man till att:

• Rätt information är tillgängliggjord för rätt personer.
• Endast rätt information är publicerad till externa parter.
• Avvikande hantering av känslig information identifieras.

Summering

Guiden berör såväl demografiska som teknologiska förändringar inom välfärden. Dessutom tittar vi närmare på andra påverkande faktorer såsom konjunkturutveckling och myndigheters IT-mognad. Vi hoppas att “Digital strategi för effektivisering av myndigheters verksamhet” ska kunna ge er inspiration inför framtida arbete med era verksamhetsplaner.