Sedan 25 maj 2018 har vi nu levt med GDPR. Vi upplever att många inom offentlig verksamhet fortfarande har utmaningar med att rent praktiskt hantera GDPR regelefterlevnad inom ett antal olika områden. Våra kunder upplever att de har störst utmaningar med data som är kopplat till:
- E-post
- Filsystem
- Ärende- och dokumenthanteringssystem
Det som gör det svårt att garantera GDPR-efterlevnad och hantering av data i enlighet med föreskrifterna, är att det kräver stora resurser. Som Veritas beskriver det kan situationen liknas vid ett isberg. Det finns en uppsjö av data "under ytan" som organisationen lagrar men inte känner till eller kan ta hand om.
Datan som finns "under ytan" ligger enligt Veritas senaste undersökning på 57%, en siffra som låg på 45% för endast 5 år sedan. Till följd av detta kan vi se konsekvenser som inte endast är kopplade till GDPR. Det medför dessutom högre lagringskostnader, ökad risk och komplexitet - och inte minst data av stort värde som går förlorat.
Det vardagliga arbetet med regelefterlevnad är en utmaning
För många av oss är regelefterlevnaden en stor utmaning i vardagen. Data hanteras i en mängd forum och kanaler, så som:
- En maildialog med en medborgare angående ett ärende från 2015
- En mötesbokning för planering av gemensam AW med gammal partner
- En Teams-chat med kontaktuppgifter till den där hantverkaren din kollega tipsat om
- En kompis CV på lokala datorn
- Det där Word-dokumentet med mötesanteckningar från 2011. För närvarande var…?
- Den där presentationen som låg som bilaga till ett mail från en presumtiv leverantör med säljarens kontaktuppgifter från 2014
Det krävs en ny form av automation för att skapa regler för hur vi hanterar denna typer av situationer rätt. Och om vi har gjort fel måste vi kunna korrigera detta.
En robotdammsugare är svaret
Men det finns svar på dessa utmaningar, och en är "robotdammsugaren". Tänk dig en programvara som kan analysera data löpande i bakgrunden baserat på regler. Denna skickar sedan larm om du gör fel, så att du snabbt kan agera och förstå vad som hände.
