Enligt en rapport från Digital förvaltning uppvisar offentlig sektor brister i sin förmåga att hantera existerande digital infrastruktur. Det leder till att vi inte kan utnyttja digitaliseringens fulla potential, samt skapar onödigt höga kostnader. I rapporten efterfrågas en ny strategi för hantering av det digitala arvet. Nyligen har en ny metod för att stärka kontrollen presenterats.
Det digitala arvet
Med det digitala arvet menas att vi sitter med system som bygger på tidigare fattade beslut, vilket skapat en struktur som antingen hindrar eller möjliggör effektiv digitalisering. Det ligger kvar många satsningar och investeringar som idag bara kostar pengar och resurser – vilket fördröjer utvecklingen framåt.
Mäta för att veta
Här menar rapportförfattarna att vi kontinuerligt behöver mäta och följa upp kvaliteten på existerande systemflora så att vi hela tiden kan hålla den digitala infrastrukturen uppdaterad och relevant. Livscykelhantering av system är inte något nytt, men det är inte en lätt nöt att knäcka, särskilt inte i en offentlig organisation med många verksamhetsdelar.
Kan en karta ritas upp, som ger bra beslutsunderlag så är mycket vunnet. Om vi vet när och varför ett system bör avvecklas eller utvecklas vidare så minskar vi kostnaderna för gamla system. Samtidigt öppnar vi upp för innovation och kan dra verklig nytta av data och investeringar som gjorts i moderna system.
Ökade krav på leverantörer
Att mäta systemens kvalitet ställer förstås också högre krav på oss leverantörer. Självklart kommer något av våra system, vid en viss tidpunkt att fasas ut i livscykelhanteringen. Redan idag återinvesterar vi som leverantör en betydande del, både i våra befintliga produkter samt för innovation och nyutveckling – och det styrs till allra största del av våra kunders behov. Om offentlig sektor blir bättre på livscykelhantering gör det gott för oss medborgare. Vi slipper vi tröga digitala arv och kan därmed öka förtroendet för digitaliseringens möjligheter.
Kanske leder det till att vi som leverantör behöver öka utvecklingstakten? Då blir vi extra nöjda, vi som jobbar på Formpipe får som mest energi när vi får utveckla nya produkter och tillämpningar.
Avveckling av system
För att vårda den digitala infrastrukturen behöver vi kontinuerligt pensionera gamla system. Det skapar frågor: Hur ska man säkra upp informationen som ligger i de föråldrade systemen? Vad måste sparas, vad ska gallras bort? Hur kommer vi åt viktig information i framtiden? För att kunna ta tillvara informationen behöver processerna flytta in i moderna lösningar med nya tekniska möjligheter.
Ett exempel från en av våra kunder där vi har kunnat hjälpa till med detta problem: Vid byte till ett modernt ärendehanteringssystem behövde en svensk myndighet avveckla det gamla systemet som krävde omfattande hårdvarukapacitet. Long-Term Archive, vår produkt för digitalt bevarande av information valdes och migreringen var klar efter tre månader. Resultatet blev minskade licens- och underhållskostnader på 900 000 kronor per år.
Vår kund behövde heller inte bygga ut datacentrets lokaler och fick enkel tillgång till den stora mängden migrerad data.
Det här var besparingar för ett enda system, där man samtidigt säkerställde att information som behöver bevaras finns kvar över tid och är tillförlitlig och sökbar. Genom att stänga detta system öppnades också möjligheterna upp för att blicka framåt gällande digital innovation med moderna lösningar.
Länkar och fördjupning:
E-Arkiv: Hur man kravställer ett modernt e-arkiv
Det digitala arvet: Analys och rekommendation (rapport från Digital Förvaltning)
Digital Förvaltnings metod/verktyg för stärkt kontroll
En vetenskaplig artikel om digital infrastruktur i kommuner: Transforming Government: Practice, People and Policy.
Uppnår din organisations verksamhetssystem fortfarande sin fulla potential? Låt oss hjälpa dig! Läs mer om våra många lösningar här.
