Digital transformation för framtidens förvaltning
Innan införandet av Signeringsportalen skedde justeringen och signeringen av kommunens protokoll manuellt. Denna process innebar att dokument skickades runt fysiskt för att granskas och signeras, vilket ledde till långa ledtider och risk för fördröjningar.
När pandemin bröt ut förstärktes problemen ytterligare. Behovet av att kunna arbeta på distans och hantera signeringar digitalt blev akut. Samtidigt var det avgörande för kommunen att säkerställa att underskrifterna uppfyllde lagkrav, både enligt svenska regelverk och EU
eIDAS-förordning, samt att de var hållbara ur ett arkiveringsperspektiv.
En ytterligare utmaning var hanteringen av sekretessbelagda dokument, exempelvis ordförandebeslut kopplade till socialjouren. Den analoga processen innebar både säkerhetsrisker och förlorad tid i kritiska situationer. Kommunen behövde en lösning som kunde möta dessa utmaningar på ett effektivt sätt.
Säkerhet och snabbhet i fokus
Med utmaningar som ökande krav på snabbhet och säkerhet, samt behovet av att minska beroendet av analoga processer, valde Örebro kommun att i nära samarbete med Formpipe implementera en lösning som möter dagens och framtidens behov.
Med hjälp av Signeringsportalen och integrationen med det befintliga dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 har Örebro kommun skapat en helt digital lösning för signering och justering av dokument.
Signeringsportalen möjliggör:
- Digital hantering av granskning och signering, vilket sparar tid och resurser.
- Säkerhet och juridisk hållbarhet genom användning av avancerade signaturer med personliga certifikat som hanteras automatiskt i samarbete med Telia-bolaget Cygate.
- Flexibilitet som gör det möjligt att hantera dokument var som helst, oavsett om man arbetar på kontoret, hemma eller på resande fot.
- Integrerad arkivering där metadata paketeras och gör underskrifterna hållbara för framtida behov.
”Det är en enorm fördel att kunna skicka protokollen direkt från W3D3 till Signeringsportalen för digital justering. Det har effektiviserat hela processen och säkerställt att vi möter alla krav på kvalitet och säkerhet,” säger Lars Nilsson, certifierad förvaltningsledare på Örebro kommun.
Digitalisering som gör skillnad
Införandet av Signeringsportalen har gett flera positiva resultat:
Minskade ledtider: Tidigare tog processen för signering flera dagar, nu kan den genomföras på några minuter.
Snabbare beslutsfattande: Sekretessbelagda dokument, som ordförandebeslut, kan hanteras säkert och snabbt, vilket gör att kommunen kan agera snabbare i akuta situationer.
Effektivare resursanvändning: Digitalisering frigör tid och resurser som kan användas för andra viktiga uppgifter.
Efterlevnad av lagkrav: Signaturerna uppfyller alla juridiska krav och är hållbara ur ett arkiveringsperspektiv.
Minskad miljöpåverkan: Genom att ersätta pappersbaserade processer med digitala alternativ bidrar kommunen till sina hållbarhetsmål.
Lars Nilsson fortsätter:
”Vi har inte bara löst våra nuvarande utmaningar utan också skapat en grund för fortsatt digital utveckling. Signeringsportalen gör det möjligt för oss att ligga i framkant och bygga en effektiv och modern förvaltning.”
(Observera att de intervjuade personerna i denna kundcase möjligtvis inte längre arbetar hos företaget. Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella.)
Örebro är en stad i hjärtat av Sverige som kombinerar historisk charm med modern livsstil.
Staden är känd för det ikoniska Örebro slott, beläget vid Svartån, och är värd för evenemang som OpenArt och Live at Heart. Här finns även Örebro universitet, en av Sveriges snabbast växande högskolor, samt Universitetssjukhuset Örebro, en av regionens största arbetsgivare och ett ledande centrum för medicinsk forskning.
Med en blandning av historisk atmosfär och framåtanda erbjuder Örebro både innovation och kultur, omgiven av natursköna områden som Lockhyttans vandringsleder och Hjälmarens glittrande vatten.
Fakta
Yta: 1 380,1 km²
Befolkning: Cirka 160 000
Antal anställda i Region Örebro län: Cirka 9 600
Regiondirektör: Rickard Simonsson
Antal i regionfullmäktige: 71
Vision: "Skandinaviens mest attraktiva medelstora stad", en plats där människor trivs, företag växer och hela kommunen utvecklas.
Källa: Orebro.se