Revolutionerande dokumenthantering med Lasernet
Ett av Europas snabbast växande fordonsvarumärken, Comline Auto Parts Limited, är en ledande leverantör på reservdelsmarknaden.
Comline bestämde sig nyligen för att samarbeta med Formpipe genom att använda Formpipes output management-lösning, Lasernet. Målet var att helt förändra hur de skapar och hanterar affärsdokument, för att på så sätt kunna tillgodose kundernas varierande kommunikationskrav.
Användarvänlighet
Lasernets intuitiva gränssnitt innebär att designändringar kan implementeras på bara några minuter.
Kontroll på varumärkesidentiteten
Alla kunddokument som fakturor och fraktsedlar stöder Comlines varumärkesidentitet.
Kostnadsbesparing
Innan Lasernet implementerades skulle varje fakturaanpassning ha kostat Comline cirka 10 000 pund per land.
Ingen tid att förlora
Det inledande skedet av projektet avslutades inom två månader, från installation till konfiguration, utbildning och utveckling.
Övergången till Lasernet har gjort det möjligt för Comline att digitalisera sin utgående kundkommunikation, och importera data med lätthet och precision.
Formpipe samarbetade initialt med Comline för att utveckla deras XML-fakturor och tillhandahöll utbildning och resurser till IT-avdelningen för att göra dem självförsörjande i att kunna utforma och anpassa dokument i systemet. Lasernet kan på ett intelligent och strukturerat sätt skapa, distribuera och arkivera affärsdokument i vilket format som helst (e-post, fax, PDF, PDF/A, EDI, XML) beroende på vad som krävs av och för varje enskild kund.
Den avancerade funktionaliteten resulterade i att Comline nu utökat användningen av Lasernet till hela verksamheten.
Utmaningar med standardfunktioner
Sättet på vilket företag kommunicerar sina affärsdokument kan ha avgörande betydelse för hur identitet och varumärke uppfattas.
Rätt lösning krävs för att möta utmaningarna när man behöver byta format, media eller ERP-system. Comline behövde byta ut sin Microsoft ERP till Dynamics 365, men förändringen visade sig inte bli tillräcklig för att få fram en funktionsduglig faktura som uppfyllde företagets grafiska varumärkeskrav.
Comline fick lov att anpassa sina utdokument i Dynamics 365, något som inte bara blev tidskrävande på grund av dess komplexa karaktär, utan också kostsamt. Dessutom krävdes ofta en utvecklare från Comlines Microsoft Partner för arbetet med att anpassa alla fakturor.
Man blev även tvungen att utfärda fakturor i ett XML-format till specifika intressenter, något Dynamics 365 inte kunde klara utan ytterligare, betydande anpassning. Processen blev arbetsintensiv och medförde en betydande ekonomisk kostnad. Comline befarade att verksamhetens professionalism, liksom varumärkesuppfattningen, skulle riskera att försvagas på grund av oförmågan att skapa kundvänliga dokument som var konsekventa, korrekt anpassade och formaterade.
Detta plus de ökande kostnaderna gjorde att företaget beslutade sig för att gå över till Lasernet. Man efterfrågade en lösning med större flexibilitet och möjlighet att producera egen design samt göra det möjligt för interna användare att självständigt modifiera affärsdokument vid behov.
Vi sätter kunden först
Som en marknadsledande Input/Output Management-lösning är Lasernet utformat för att möta kundernas behov.
En skräddarsydd lösning, baserat på den modulbaserade programvara som Lasernet är, skapades snabbt som stödde Comlines behov och mötte deras kunders krav.
Med Lasernet har Comline fått en kostnadseffektiv lösning som representerar företagsidentiteten väl genom kundanpassade dokument som fakturor, beställningar, penningförsändelser med mera.
Genom att använda Lasernet är processen för att sätta upp specifika format för fakturor en enkel sak. Nu är det möjligt för Comline att internt utforma och redigera affärsdokument.
Comline valde inledningsvis Lasernet enbart för att producera fakturor, men tack vare den framgångsrika implementeringen kommer användningen att fortsätta rullas ut till andra avdelningar inom företaget.
Lasernet är en mycket anpassningsbar produkt och vi har fått stort stöd från teamet på Formpipe, säger Shalin Kamdar.
– Nu kan vi utforma och genomföra ändringar i våra affärsdokumentformat snabbare än tidigare. Det är också mer kostnadseffektivt för oss. Innan Lasernet skulle varje fakturaanpassning kosta oss cirka 10 000 pund per land. Implementeringen av Lasernet kommer att innebära en betydande besparing av tid och pengar för verksamheten.